NotykFixer la photographie de l’inventaire
Un inventaire rapproche un comptage physique et une quantité documentaire au même instant et dans le même périmètre. Commencez par définir le magasin, les emplacements, les articles, les unités et la date. Organisez le traitement des réceptions et sorties pendant le comptage : un mouvement simultané peut expliquer un écart sans qu’il y ait une perte.
Préparer les équipes
Séparez autant que possible le comptage, la relecture et l’autorisation d’ajustement. Fournissez les identifiants nécessaires, notamment les lots et séries, sans diffuser des informations commerciales inutiles. Conservez les feuilles ou relevés sources et l’identité des personnes qui les ont établis.
| Contrôle | Pourquoi le faire |
|---|---|
| Unité | Une boîte n’est pas une pièce |
| Emplacement | Éviter de compter deux fois une zone |
| Mouvement récent | Expliquer une réception ou sortie concomitante |
| Lot ou série | Vérifier l’identité et pas seulement le total |
| État physique | Distinguer disponible, endommagé et isolé |
Exemple fictif
La lecture documentaire indique 500 pièces. Le premier comptage trouve 47 boîtes de 10, soit 470 pièces. Une réception de 30 pièces a été enregistrée pendant l’opération mais son colis est encore dans la zone de contrôle. Le total peut être expliqué par ce décalage ; ajuster immédiatement le stock à 470 supprimerait une quantité qui existe.
Traiter une différence confirmée
Demandez une seconde vérification des écarts significatifs, recherchez les mouvements et documentez le motif. Faites approuver la correction avant son application. La valeur de l’ajustement dépend des règles de valorisation et des droits comptables ; elle ne se déduit pas du prix de vente affiché sur une fiche article.
Après l’inventaire
Vérifiez la quantité finale, les identifiants et les écritures associées. Gardez la liste des écarts non résolus et de leurs responsables. Un export de comptage ou un brouillon de correction n’est pas une preuve que le stock a été ajusté. Les règles de gel et les modalités d’inventaire relèvent de l’organisation retenue pour votre entreprise.