NotykUne dépense déclarée n’est pas encore remboursée
Le collaborateur décrit une dépense et fournit les justificatifs utiles. Le responsable examine son objet et son montant ; la gestion contrôle la pièce et le règlement. Une avance déjà versée doit rester visible dans ce rapprochement.
Les pièces à retrouver
| Pièce | Ce qu’elle apporte |
|---|---|
| Demande de frais | Personne, objet, date et rattachement |
| Justificatif | Nature de la dépense et montant documenté |
| Décision | Dépense admise, refusée ou à compléter |
| Avance | Montant déjà remis pour le même objet |
| Règlement | Montant réellement payé et référence |
Contrôler le dossier
- Vérifiez la personne, la société et l’objet professionnel.
- Rapprochez chaque montant de son justificatif, sans supposer la TVA récupérable.
- Identifiez les avances affectées au même déplacement ou à la même mission.
- Faites traiter les écarts et pièces manquantes avant validation.
- Vérifiez la différence restant à régler et le règlement effectivement constaté.
Exemple arithmétique fictif
Une mission présente 1 240 MAD de frais admis et une avance déjà réglée de 1 000 MAD. Le reste à rapprocher est de 240 MAD, sous réserve des contrôles du dossier. Il ne faut pas demander un second paiement de 1 240 MAD. Si une ligne est refusée, le montant admis et le rapprochement doivent être relus.
Les contrôles internes
Un reçu dupliqué peut être ajouté à deux demandes distinctes. Conservez sa référence, sa date et son objet pour faciliter la détection. Une photo floue n’est pas un justificatif complet par défaut. Les motifs de refus doivent être compréhensibles, sans exposer de données personnelles inutiles.
Réglages et limites
Les catégories de dépense, plafonds internes et circuits d’approbation sont définis avec votre entreprise. Leur présence dans un formulaire ne rend pas une dépense fiscalement déductible. Ce guide ne déclenche aucun règlement bancaire et ne qualifie pas une intégration avec un établissement financier.