NotykVoir, partager et exporter sont trois usages
Pouvoir consulter un tableau ne signifie pas pouvoir diffuser toutes ses lignes. Un fichier exporté quitte aussi les contrôles de lecture de l’écran. Définissez le destinataire et le besoin avant de préparer la copie.
Choisir la bonne forme
| Besoin | Forme à envisager selon les droits |
|---|---|
| Travailler sur le même contexte | Lien vers une vue autorisée |
| Expliquer un écart | Extrait limité et référencé |
| Rapprocher un dossier | Export autorisé avec ses filtres |
| Présenter une tendance | Résumé sans détail personnel inutile |
Préparer une diffusion
- Identifiez les personnes qui ont réellement besoin du résultat.
- Vérifiez la société, la période et les filtres de la vue.
- Retirez les colonnes inutiles quand votre périmètre permet cette préparation.
- Faites contrôler les données personnelles, bancaires ou salariales.
- Utilisez le canal retenu et conservez le contexte de l’extrait.
Exemple fictif
Le directeur commercial veut les ventes par établissement. Un export qui contient en plus des coordonnées bancaires ou des commentaires individuels ne répond pas mieux à sa question. Privilégiez les colonnes nécessaires et le bon regroupement. Un fichier Excel chiffré ou un canal privé ne justifie pas à lui seul un partage excessif.
Le lien et le fichier n’ont pas les mêmes effets
Un lien peut conduire à une vue dont l’accès est revérifié. Une pièce jointe peut rester disponible chez le destinataire après un changement de rôle. Vérifiez donc le traitement des copies, les durées de conservation et les règles de partage propres à l’entreprise.
Réglages accompagnés
Les droits d’export, les destinataires et les éventuels envois programmés doivent appartenir à un périmètre autorisé. Ce guide n’active ni publication anonyme d’un tableau ni diffusion automatique par email. Si une fonction n’apparaît pas dans votre espace, passez par votre référent plutôt que demander des droits administrateur pour tout le monde.