NotykUn fichier partagé reste une donnée de l’entreprise
Une pièce jointe peut contenir davantage d’informations que le message qui l’accompagne. Avant de l’ajouter à une discussion, vérifiez son contenu, ses destinataires et la raison du partage. La pièce source et sa copie ne suivent pas nécessairement les mêmes règles de lecture.
Choisir ce qui est partagé
| Contenu | Contrôle préalable |
|---|---|
| Document commercial | Bonne référence et destinataires concernés |
| Export de données | Colonnes nécessaires et périmètre limité |
| Pièce RH | Canal et personnes expressément habilités |
| Justificatif personnel | Finalité et nécessité du partage |
Préparer le partage
- Ouvrez la pièce que vous comptez transmettre et vérifiez qu’il s’agit de la bonne version.
- Identifiez les données inutiles à la question, notamment personnelles ou bancaires.
- Choisissez un lien vers la source quand il est adapté et autorisé, plutôt qu’une copie supplémentaire.
- Vérifiez les membres de la conversation avant l’envoi.
- Conservez une référence compréhensible et expliquez l’action attendue.
Exemple fictif
Le service achats veut confirmer le fournisseur d’une demande. Joindre l’export complet de la paie pour justifier un budget expose des informations sans utilité pour cette question. Un montant de budget validé et une référence de dossier peuvent suffire, selon les accès retenus.
Après une erreur de destinataire
Signalez rapidement la situation au référent compétent avec la conversation et la pièce concernées. Retirer un message ne démontre pas qu’aucune copie n’a été téléchargée. Le traitement de l’incident doit suivre les règles de l’entreprise, sans promesse automatique d’effacement de toutes les copies.
Conservation et accès
Les durées et modalités de conservation sont définies pour les usages concernés. Elles ne se déduisent pas d’un réglage de notification ou de la durée de vie d’un lien. Un canal privé ne constitue pas à lui seul une conformité au cadre marocain de protection des données personnelles.