NotykPartir du besoin
Une demande d’achat décrit un besoin interne ; une commande fournisseur formalise un engagement selon les règles de l’entreprise. Les devis, les accords et les réceptions servent des étapes différentes.
Préparer les données
Définissez la société, le demandeur, les articles, les unités, les quantités, la date souhaitée et l’affectation du besoin. Réunissez les pièces utiles et identifiez le responsable du budget. Les libellés de l’espace Achats sont observés dans les captures fournies ; la version métier reste à recetter.
Points de contrôle du processus
- Préparer le besoin et vérifier qu’il n’est pas déjà couvert par une demande ou une commande existante.
- Consulter les fournisseurs et devis autorisés.
- Comparer des offres sur des quantités, unités et conditions comparables.
- Préparer le dossier de décision : fournisseur proposé, prix, date, pièces et écarts.
- Faire suivre le circuit d’approbation applicable.
- Préparer la commande par la capacité autorisée, puis vérifier sa référence et ses lignes.
- Suivre la réception physique et la facture fournisseur comme des étapes distinctes.
Contrôles utiles
Le budget disponible ne suffit pas à valider un fournisseur. Un devis moins cher peut porter sur une unité ou une prestation différente. Une commande confirmée n’atteste pas la réception des articles.
Avec Nyto
Assist vise le guidage, Analyst la lecture des comparaisons et Operator la préparation documentaire. Flow peut décrire le circuit ; il ne doit pas transformer une suggestion de fournisseur en engagement commercial sans l’accord applicable. Une notification préparée reste différente d’un message réellement envoyé.
Résultat attendu
Un dossier complet permet de retrouver la demande initiale, la comparaison, le responsable et la référence de la commande. Les exceptions restent visibles et ne sont pas masquées par un total.