NotykUne personne, un dossier de référence
Le dossier salarié relie la personne, son rattachement et les informations nécessaires à la gestion RH. Il ne doit pas devenir un dossier partagé à toute l’entreprise. Distinguez les informations de travail utiles au manager des pièces réservées aux personnes habilitées.
Les familles d’information
| Partie du dossier | Contrôle attendu |
|---|---|
| Identité et coordonnées | Nom exact, contact utile et absence de doublon |
| Relation de travail | Dates, contrat et justificatif validés par les RH |
| Affectation | Société, établissement, département et responsable |
| Préparation de paie | Informations bancaires et références sociales vérifiées |
| Documents | Finalité, accès, date et règle de conservation définis |
Avant une première utilisation
- Recherchez la personne avant de préparer une nouvelle fiche.
- Vérifiez les informations contre les pièces autorisées, plutôt que recopier un message.
- Rattachez le dossier à la bonne société et à la bonne période.
- Faites relire les informations sensibles par le gestionnaire habilité.
- Vérifiez que le manager et le salarié disposent uniquement des accès utiles.
Exemple fictif
Nora rejoint un établissement de Tanger. Son nom existe déjà dans une ancienne candidature. La candidature, le compte d’accès et le dossier salarié ne sont pas trois salariés différents. Le rapprochement doit conserver l’historique autorisé et éviter deux lignes dans les effectifs ou la préparation de paie.
Une modification doit avoir une date d’effet
Un changement de compte bancaire ou d’établissement peut concerner une période future alors que la paie courante est déjà en préparation. Faites préciser la date d’effet, le justificatif et les périodes à contrôler. Une nouvelle valeur ne justifie pas une modification silencieuse de pièces déjà validées.
Confidentialité au Maroc
Les obligations applicables aux données personnelles et les formalités à examiner relèvent notamment du cadre présenté par la CNDP. Définissez avec le responsable compétent les finalités, accès et durées de conservation. Le présent guide ne constitue pas une déclaration de conformité ni une autorisation de collecter systématiquement toutes les pièces d’identité.