Cadrer le portail client et la visibilité des demandes

Définir qui représente le client

Le contact qui ouvre une demande n’est pas nécessairement autorisé à lire toutes les demandes de son entreprise. Avant d’ouvrir un portail, définissez les comptes individuels, les organisations clientes et les éventuels responsables habilités à consulter plusieurs dossiers.

Une matrice d’accès utile

Exemple fictif

Deux établissements appartiennent au même groupe mais ont des interlocuteurs et contrats distincts. Une personne de l’établissement A ne doit pas obtenir les pièces de B simplement parce que les noms commerciaux se ressemblent. Le rattachement à l’organisation et la portée du rôle doivent être vérifiés avec des profils séparés.

Préparer la recette

Créez un échantillon de demandes autorisées avec des contacts distincts. Vérifiez la liste, les liens directs, les pièces jointes et les messages. Contrôlez les changements de contact ou d’organisation et la révocation d’un accès. Un menu qui ne montre pas une demande ne prouve pas à lui seul que son adresse directe est protégée.

Réponses publiques et notes internes

Les équipes doivent connaître la différence entre une réponse adressée au client et une note de coordination interne. Ne placez pas de données confidentielles dans une réponse en supposant qu’elle restera visible seulement aux agents. Les captures et pièces jointes demandent le même contrôle que le texte du message.

Mise en service

L’adresse, les rôles et le comportement du portail Notyk Helpdesk restent à qualifier dans le périmètre retenu. Aucun portail entrant n’est rendu opérationnel par cette documentation. Les règles de conservation, de fermeture des comptes et de partage doivent être définies avant une ouverture à des clients réels.