NotykTrois pièces, trois observations
La commande décrit l’accord. La réception constate ce qui est arrivé. La facture décrit ce que le fournisseur réclame. Elles doivent rester reliées sans que l’une soit utilisée pour inventer les deux autres. Une facture reçue par email ne prouve pas que le matériel est disponible au magasin.
À la réception
Retrouvez la commande et le document de livraison fournisseur. Vérifiez l’article, l’unité, le magasin, la quantité reçue et son état. Séparez les quantités acceptées de celles soumises à réserve ou contrôle. Reprenez les lots et numéros de série lorsque leur suivi est prévu. Une réception partielle conserve le besoin restant ouvert selon le contrat.
| Écart | Suite utile |
|---|---|
| Quantité reçue inférieure | Confirmer le reliquat et le délai |
| Article différent | Faire valider la substitution avant acceptation |
| Quantité endommagée | Identifier et isoler le lot concerné |
| Prix facturé différent | Rapprocher l’offre et l’accord d’achat |
| Facture sans réception attendue | Vérifier marchandise, service ou acompte |
À la relecture de facture
Contrôlez le fournisseur, la société, sa référence de facture et la devise avant toute saisie. Recherchez cette référence pour éviter un doublon. Reliez les lignes aux réceptions ou commandes existantes et vérifiez les taxes paramétrées. Si la réception a déjà déplacé le stock, la facture ne doit pas enregistrer une deuxième entrée des mêmes biens.
Exemple fictif
Une commande comporte 100 pièces. Le magasin en reçoit 70, dont 5 restent en contrôle. La facture fournisseur porte sur 100 pièces. Le dossier doit expliquer les 30 non reçues et les 5 non libérées avant la décision de mise en règlement. Modifier la réception à 100 pour faire coïncider la facture masquerait le problème.
Après validation
Relisez le reliquat de commande, les quantités disponibles et les montants fournisseurs. Gardez une trace de l’accord sur chaque écart. Le règlement reste une opération distincte, soumise aux droits et aux conditions retenues par votre entreprise.