NotykPréparer la continuité avant la fermeture
Lorsqu’une personne change d’équipe ou quitte l’entreprise, les dossiers utiles doivent rester identifiables et accessibles aux responsables autorisés. Commencez par distinguer les fichiers de l’activité, les espaces partagés et les éventuels éléments personnels. Le départ ne donne pas un accès illimité à tous les documents du compte.
Constituer le relevé utile
| Élément | Décision à préparer |
|---|---|
| Dossiers actifs | Responsable qui reprend le travail |
| Documents partagés | Destinataires et accès encore nécessaires |
| Liens diffusés | Maintien, remplacement ou retrait |
| Espaces individuels | Traitement autorisé des pièces métier |
| Quota et conservation | Capacité et règles après changement de compte |
Exemple fictif
Une responsable commerciale transmet trois projets à deux collègues. Il faut vérifier les pièces finales, les versions de travail, les liens communiqués aux clients et les droits de chaque repreneur. Ajouter les collègues à une équipe ne prouve pas que tous les documents individuels ont été transmis.
Préparer l’opération
- Faites identifier les dossiers et les responsables de reprise.
- Vérifiez les possibilités de transfert ou de déplacement qualifiées pour le service.
- Contrôlez l’ouverture des pièces avec les nouveaux profils.
- Faites retirer les accès devenus inutiles selon le circuit prévu.
- Conservez la trace des décisions et des éléments restant à traiter.
Compte et capacité
La fermeture d’un compte ne doit pas être interprétée comme une augmentation automatique du quota d’un autre. Le traitement du stockage, de la propriété et de l’espace d’équipe doit être défini dans l’offre et vérifié techniquement. Aucun transfert automatique ni suppression immédiate des fichiers n’est attesté par ce guide.
Après le changement
Vérifiez les liens directs et les appartenances d’équipe, pas seulement la liste visible des dossiers. Les copies déjà téléchargées ne disparaissent pas avec la révocation d’un accès. Coordonnez le traitement avec les responsables RH, métier et de service, sans demander à une personne de partager son mot de passe pour assurer la transition.